在2005年底國際展覽局批準中國2010年上海世博會注冊報告之后，上海世博會組織者通過外交渠道向潛在官方參展者發出正式邀請，包括主權國家和政府間組織，從而開始2010年 上海世博會的招展工作。與此同時，非政府組織、非盈利組織和企業等非官方參展者將得到組織者的直接邀請。值得一提的是，盡管企業都是非官方參展者，組織者建議參展商向所在政府告知參展意圖。在第一輪招展過程中，組織者將向聯合國所有成員國和主要國際組織(特別是使命與2010年世博會主題密切相關的組織)發出正式邀請函。同時，組織者還將根據雙邊磋商，向特定的非政府組織、非盈利組織和企業發出邀請。
受邀的官方參展者應通過外交渠道確認參加世博會的意向，而受邀的非官方參展者應直接向組織者確認參展意向。
組織者將及時發布《參展指南》，供潛在參展者決策參考，同時作為他們與組織者開展磋商的基礎。
確認參展意向之后，參展者必須向組織者提交一份《主題陳述》和一份《展覽項目》。組織者將在收到并批準《主題陳述》文件之后，根據參展者的正式申請和其它考慮，向參展者分配建設場地或展示空間。
